Il change management non serve solo ad affrontare i grandi cambiamenti, ma anche le continue novità che si susseguono in un ambiente di lavoro sempre più dinamico.
Negli ultimi mesi ci siamo trovati a dover ripensare non solo al nostro lavoro, ma anche alla nostra vita privata. L’emergenza sanitaria legata alla diffusione del Covid-19 è stata del tutto inaspettata e le aziende hanno dovuto riadattare velocemente le proprie attività alla nuova situazione. Per le organizzazioni che avevano già una forte impronta digitale è stato più facile, per altre, invece, affrontare il cambiamento improvviso è stato più complesso.
Fortunatamente questi stravolgimenti inaspettati imposti da cause esterne sono molto rari, tuttavia l’attuale panorama lavorativo è caratterizzato da continui cambiamenti. Nuovi prodotti, innovazioni tecnologiche, acquisizioni e fusioni, figure professionali emergenti e riorganizzazioni aziendali sono ormai all’ordine del giorno nella quotidianità professionale. Il 71% degli intervistati di una survey condotta da Gartner conferma questa percezione, dichiarando che i cambiamenti nel mondo del lavoro sono molto più frequenti negli ultimi 3 anni. Ecco perché il change management è un’attività che i dipartimenti HR non possono trascurare.
Con change management si indica l’insieme delle strategie e dei processi messi in atto dall’azienda per fornire ai dipendenti gli strumenti e le competenze per adattarsi al cambiamento. Uno studio di Prosci dimostra che i dipendenti che hanno avuto l’opportunità di partecipare a un programma di change management ben strutturato hanno reagito meglio ai cambiamenti e hanno raggiunto più facilmente gli obiettivi prefissati dall’azienda.
Esistono diversi modelli di change management, come per esempio il modello di Kotter, il modello Lewin, il modello ADKAR e altri ancora, ognuno dei quali suggerisce gli step da seguire per preparare gli individui e l’azienda a un cambiamento. Qualsiasi sia il modello più adatto alla tua azienda, la formazione può sostenere il processo di change management.
Determinare i bisogni formativi
Indurre gli individui a cambiare le proprie abitudini non è un processo semplice, soprattutto se il valore del cambiamento non viene condiviso. La formazione prepara i dipendenti al cambiamento fornendo loro gli strumenti per affrontarlo al meglio e più il training sarà personalizzato sui bisogni e sulle caratteristiche dei singoli individui, più sarà efficace.
Per progettare il training più adatto è importante partire dall’analisi del fabbisogno e raccogliere i commenti dei dipendenti. In questo modo è possibile mappare le competenze già in possesso dei dipendenti e capire quali siano le skills più utili da potenziare per facilitare il nuovo asset in programma. Inoltre, quando il cambiamento riguarda l’azienda nel suo complesso, è bene coinvolgere in questa fase preliminare tutto il personale, dai dipendenti al management, così da avere un quadro più dettagliato della situazione di partenza e preparare i dirigenti e i responsabili dei team a supportare i propri collaboratori durante la transizione.
Inserire la comunicazione nei programmi formativi
Una comunicazione efficace può garantire il successo del processo di transizione, per questo non dovrebbe essere lasciata al caso.
Attraverso una comunicazione incisiva è possibile far comprendere meglio i motivi del cambiamento e coinvolgere i dipendenti in questo processo. Per prima cosa bisogna definire un piano di comunicazione che spieghi in cosa consiste il cambiamento che si andrà a intraprendere, come si intende attuarlo, come impatterà sull’attività dei singoli individui e cosa ci si aspetta da loro. All’interno del piano di comunicazione vanno presi in considerazione anche i canali disponibili e le tempistiche da seguire.
Una volta definito il piano di comunicazione, bisogna prestare attenzione anche ai singoli messaggi. Ogni avviso, annuncio o informazione deve essere chiaro, preciso e personalizzato in base al gruppo di destinatari al quale è diretto. Ecco perché inserire i manager e i team leader all’interno di un programma formativo per potenziare le loro competenze comunicative è un investimento non solo per il processo di change management, ma in generale per migliorare la leadership. Saper comunicare con i propri collaboratori è fondamentale per migliorare le dinamiche di team e la collaborazione tra i suoi componenti.
Rendere la formazione flessibile
Il cambiamento richiede del tempo, così come la formazione. I professionisti L&D hanno bisogno di tempo per pianificare e organizzare il training, mentre gli studenti devono dedicare del tempo all’apprendimento seguendo i propri ritmi. Ecco perché rendere la formazione quanto più flessibile permette di ottimizzare i tempi del training e facilitare il cambiamento.
Le moderne piattaforme digitali offrono diversi servizi per rendere il training sempre disponibile e facilmente accessibile: portali eLearning ai quali accedere 24/7, app per avere le risorse didattiche sempre a portata di smartphone, moduli di microlearning fruibili in pochi minuti sono solo alcune delle soluzioni disponibili per adattare la formazione ai serrati ritmi lavorativi.
Introdurre un cambiamento nella quotidianità delle persone non è un processo immediato. Attraverso un training flessibile che i singoli partecipanti possono gestire seguendo i propri ritmi, è possibile avviare la transizione in modo graduale. Può sembrare un processo lungo, ma in realtà un training flessibile ottimizza i tempi della formazione perché gli studenti possono accedervi in qualsiasi momento, migliorando i dati di fruizione. Anche per i dipartimenti L&D è vantaggioso programmare una formazione flessibile perché ha meno vincoli rispetto alla pianificazione delle lezioni in presenza e da più autonomia ai singoli partecipanti.
Conclusioni
Per restare competitive in un mercato globale sempre più dinamico, le aziende devono continuamente aggiornarsi e chiedere al proprio personale di stare al passo con i cambiamenti. Implementare un programma di change management permette di dare ai dipendenti gli strumenti necessari per affrontare con successo le nuove dinamiche aziendali e crescere professionalmente.
